TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO

1. Partes del Contrato

Este acuerdo es celebrado entre:

a) PROVEEDOR: Volpex Studios S.C. (en adelante "OptiGestion", "nosotros", "nuestro"), propietario del software SaaS denominado "OptiGestion", operado a través del dominio optigestion.site y sus subdominios.

b) USUARIO/CLIENTE: La persona natural o jurídica que completa el proceso de registro, ya sea como Propietario (Owner) del inquilino o como colaborador autorizado dentro del sistema (en adelante "Usuario").

Al hacer clic en "Registrarse" o al acceder al sistema por primera vez, el Usuario declara haber leído, comprendido y aceptado íntegramente los presentes Términos y Condiciones, la Política de Privacidad y las Condiciones de Fase Beta.

2. Descripción del Servicio

OptiGestion es un software de gestión empresarial (SaaS) orientado a ópticas, consultorios oftalmológicos y centros de salud visual en el mercado peruano. El servicio incluye, según el plan contratado, los siguientes módulos:

• Dashboard de rendimiento con KPIs en tiempo real.
• Admisión y cola de atención de pacientes.
• Consultorio Web (historias clínicas, examen visual y recetas digitales).
• Óptica Web con calculadora inteligente de lunas y tratamientos.
• Módulo de Proformas y cotizaciones.
• Gestión de Inventario multi-sucursal.
• Kanban Logístico de pedidos.
• Punto de Venta (POS) y gestión de caja.
• Módulo de Personal, Roles y Permisos.
• Exportación de datos propios (exclusivo para rol Owner).
• Panel de Ajustes de configuración por inquilino.

El acceso al servicio se realiza mediante un subdominio personalizado asignado al momento del registro (ej.: miempresa.optigestion.site). Cada cliente opera en un entorno completamente aislado y privado (arquitectura multi-tenant).

3. Registro y Cuenta de Usuario

3.1 Para acceder al servicio, el Usuario deberá crear una cuenta proporcionando una dirección de correo electrónico válida, una contraseña segura y un código de invitación (durante la fase Beta).

3.2 El Usuario Owner es responsable de:

• Proporcionar información verídica, precisa y actualizada durante el registro y el proceso de onboarding.
• Mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso (correo, contraseña, PIN).
• Toda actividad realizada desde su cuenta y las cuentas de sus colaboradores.

3.3 OptiGestion se reserva el derecho de suspender o cancelar cuentas que proporcionen información falsa, que violen estos términos o que comprometan la seguridad del sistema.

3.4 El registro de colaboradores (Especialistas, Vendedores, Administradores) es responsabilidad exclusiva del Usuario Owner. OptiGestion no valida ni verifica la identidad de los colaboradores registrados por los clientes.

4. Planes y Facturación

4.1 OptiGestion ofrece distintos niveles de servicio (planes), cuyas características, límites de sucursales, usuarios y funcionalidades disponibles se publican en la página oficial optigestion.site.

4.2 Durante la Fase Beta (ver Sección 12), el acceso al sistema es gratuito y está sujeto a restricciones de tiempo y cupo. Una vez concluida la fase Beta, se ofrecerán planes de pago mensuales, trimestrales y anuales.

4.3 Los precios de los planes podrán ser modificados con un aviso previo mínimo de 15 (quince) días calendarios, notificado al correo registrado del Owner.

4.4 El no pago dentro del plazo establecido podrá resultar en la suspensión del acceso al sistema. Los datos del cliente se conservarán conforme a lo descrito en la Sección 8 (Propiedad y Exportación de Datos).

4.5 No se emiten reembolsos por períodos de suscripción ya cobrados, salvo falla técnica grave imputable exclusivamente a OptiGestion documentada y verificada.

5. Uso Aceptable del Sistema

El Usuario se compromete a utilizar OptiGestion únicamente para fines lícitos y relacionados con la gestión de su negocio óptico o de salud visual.

5.1 ESTÁ EXPRESAMENTE PROHIBIDO:

1. Compartir credenciales de acceso con personas no autorizadas fuera del entorno del negocio registrado.
2. Utilizar el sistema para almacenar, procesar o distribuir contenido ilegal, pornográfico, difamatorio o que viole derechos de terceros.
3. Intentar acceder a datos de otros inquilinos (clientes) del sistema.
4. Realizar ataques de fuerza bruta, inyección de código, scraping automatizado o cualquier técnica que comprometa la seguridad del sistema.
5. Revender, sublicenciar o comercializar el acceso al software sin autorización escrita de OptiGestion.
6. Usar el sistema para procesar datos de salud de pacientes con fines distintos a la atención clínica directa en el establecimiento registrado.
7. Registrar datos de pacientes de terceros no relacionados al negocio.

5.2 El incumplimiento de cualquiera de estas prohibiciones faculta a OptiGestion a suspender o cancelar la cuenta de forma inmediata, sin responsabilidad de reembolso.

6. Datos de Salud y Protección de Datos Personales

6.1 NATURALEZA DE LOS DATOS: OptiGestion es una herramienta de gestión. El sistema almacena datos sensibles de salud de pacientes (historias clínicas, recetas, atenciones ingresadas por el personal) ingresados directamente por los usuarios del Cliente. El Cliente actúa como responsable del tratamiento de los datos de sus pacientes.

6.2 RESPONSABILIDAD DEL CLIENTE: El Cliente (Usuario Owner y sus colaboradores) es el único responsable de:

• Obtener el consentimiento informado de sus pacientes para el registro y tratamiento de sus datos de salud, de conformidad con la Ley N° 29733 — Ley de Protección de Datos Personales del Perú y su Reglamento D.S. 003-2013-JUS.
• La exactitud, veracidad e integridad de los datos ingresados al sistema.
• Garantizar que el personal con acceso al sistema esté debidamente autorizado por el establecimiento.
• No utilizar el sistema para fines distintos a la prestación de servicios de salud visual.

6.3 RESPONSABILIDAD DE OPTIGESTION: OptiGestion actúa como encargado del tratamiento (procesador de datos) y se compromete a:

• Mantener los datos del Cliente almacenados de forma segura mediante cifrado en tránsito (TLS/HTTPS) y en reposo (base de datos con cifrado AES-256).
• Aplicar políticas de aislamiento de datos por inquilino (Row Level Security — RLS) que impiden que un cliente acceda a los datos de otro.
• No vender, alquilar ni ceder los datos de los clientes o sus pacientes a terceros con fines comerciales.
• No acceder a los datos clínicos de los pacientes salvo por motivos de mantenimiento técnico urgente o requerimiento legal debidamente fundado.
• Notificar al Cliente en un plazo máximo de 72 horas si detecta una brecha de seguridad que afecte sus datos.

6.4 DATOS RECOPILADOS POR OPTIGESTION (para gestión del servicio): OptiGestion recopila ciertos datos del Usuario Owner para operar y facturar el servicio, como nombre completo, DNI, correo electrónico, nombre comercial y datos de contacto de las sucursales. Estos datos NO serán compartidos con terceros salvo exigencia legal.

7. Propiedad Intelectual

7.1 Todo el software, código fuente, diseño, marca, logotipos, textos y materiales que conforman OptiGestion son propiedad exclusiva de Volpex Studios S.C. y están protegidos por las leyes de propiedad intelectual aplicables.

7.2 El Usuario recibe una licencia de uso limitada, no exclusiva, intransferible y revocable para acceder y usar el servicio durante el período de suscripción activo.

7.3 Los datos ingresados por el Cliente al sistema (información de su negocio, pacientes, inventario, etc.) son propiedad exclusiva del Cliente. OptiGestion no adquiere ningún derecho de propiedad sobre dichos datos.

8. Propiedad y Exportación de Datos del Cliente

8.1 El Cliente conserva en todo momento la propiedad total de sus datos.

8.2 OptiGestion de al Usuario con rol Owner una funcionalidad de "Exportar Mis Datos" que permite descargar en formato Excel (.xlsx) toda la información almacenada en el sistema, incluyendo: pacientes registrados, historias clínicas, ventas POS, inventario y registro de usuarios.

8.3 Ante la cancelación o suspensión de la cuenta:

• Los datos del Cliente se conservarán en la base de datos por un período de gracia de 30 (treinta) días calendarios desde la fecha de baja o suspensión.
• Durante ese período, el Owner puede solicitar una exportación completa de sus datos contactando al soporte técnico.
• Transcurridos los 30 días sin reactivación, los datos podrán ser eliminados de forma permanente de los servidores activos.

8.4 Los datos de historias clínicas y registros médicos podrán conservarse en bases de datos de respaldo (backups) adicionales por un período mayor, conforme a las exigencias de conservación de registros médicos del ordenamiento legal peruano.

8.5 OptiGestion NO es responsable de la pérdida de datos causada por acciones accidentales del Cliente, fuerza mayor, o fallas en la sincronización durante importaciones masivas.

9. Disponibilidad del Servicio y SLA

9.1 OptiGestion aspirará a mantener una disponibilidad del servicio del 99% mensual, excluyendo ventanas de mantenimiento programado.

9.2 OptiGestion se reserva el derecho de realizar mantenimientos programados, notificando al Cliente con al menos 24 horas de anticipación.

9.3 OptiGestion NO garantiza disponibilidad ininterrumpida del servicio y no será responsable por pérdidas económicas derivadas de interrupciones del servicio, salvo negligencia grave demostrable.

10. Limitación de Responsabilidad

10.1 OptiGestion es una herramienta de gestión administrativa y clínica. NO es un dispositivo médico certificado. Las decisiones clínicas tomadas por los profesionales de salud que usan el sistema son de exclusiva responsabilidad del profesional y del establecimiento.

10.2 OptiGestion no asume responsabilidad por errores en diagnósticos, pérdidas económicas derivadas de decisiones comerciales, o daños por uso indebido o no unauthorized del sistema.

10.3 En ningún caso la responsabilidad total de OptiGestion superará el monto equivalente a los últimos 3 meses de suscripción pagados por el Cliente.

11. Modificaciones al Servicio y a los Términos

11.1 OptiGestion se reserva el derecho de modificar o descontinuar funcionalidades para mejorar el producto o cumplir con normativas.

11.2 Los cambios sustanciales en los Términos serán notificados por correo con un mínimo de 15 días de anticipación. El uso continuado del servicio implica la aceptación de los nuevos términos.

12. Condiciones Especiales de Fase Beta

12.1 DEFINICIÓN: La "Fase Beta" es el período de acceso anticipado al sistema durante el cual OptiGestion ofrece acceso gratuito a sus funcionalidades a un número limitado de usuarios seleccionados ("Socios Fundadores"), con el propósito de probar, validar y mejorar el producto.

12.2 ACCESO Y CUPOS: El acceso a la Fase Beta es por invitación mediante código exclusivo. El cupo es limitado y puede cerrarse en cualquier momento.

12.3 GRATUIDAD DEL PERÍODO BETA: El uso de OptiGestion durante la Fase Beta es completamente gratuito. La gratuidad aplica hasta la fecha de vencimiento del período Beta asignado (31 de julio de 2026). Al finalizar, el Cliente deberá contratar un plan de pago para continuar usando el servicio. OptiGestion notificará al Owner con al menos 5 (cinco) días de anticipación al vencimiento.

12.4 FUNCIONALIDADES Y ESTABILIDAD: Durante la Fase Beta, el sistema puede presentar errores o cambios de funcionalidades. Los Socios Fundadores aceptan que el sistema está en desarrollo y que pueden existir pérdidas de datos o cambios de estructura.

12.5 RETROALIMENTACIÓN: Se espera que los participantes colaboren enviando comentarios y reportes de errores a través de los canales provistas. La retroalimentación podrá ser utilizada para mejorar el producto sin compensación monetaria.

12.6 BENEFICIOS: Acceso preferente a novedades y condiciones comerciales preferenciales futuras.

12.7 TERMINACIÓN DE LA FASE BETA: Al concluir la Fase Beta, se activará el sistema de planes y suscripciones comerciales (mensuales, trimestrales y anuales).

13. Terminación del Contrato

13.1 El Cliente puede cancelar su cuenta en cualquier momento contactando a soporte técnico.

13.2 OptiGestion puede suspender o cancelar una cuenta sin previo aviso ante violaciones graves de uso, fraude, o amenazas de seguridad.

14. Jurisdicción y Ley Aplicable

14.1 Los presentes Términos se rigen por las leyes de la República del Perú. Cualquier controversia será sometida a los tribunales de Lima, Perú.

14.2 El servicio cumple con la normativa de protección de datos personales (Ley N° 29733) y su Reglamento aplicable.